Les 6 étapes de l’audit Qualiopi : Passage obligé pour obtenir les financements publics !

audit qualiopi

Depuis peu, le passage de l’audit Qualiopi s’est imposé comme un gage d’excellence et de qualité. En effet, être Qualiopi est bien plus qu’une simple reconnaissance. C’est un impératif pour les organismes de formation désireux de se distinguer et de répondre aux normes rigoureuses du secteur. Mais qu’est-ce que Qualiopi, et pourquoi est-il important pour les acteurs de la formation ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article, en détaillant les étapes clés de l’audit Qualiopi.

Qu'est-ce que Qualiopi et pourquoi est-il essentiel ?

Qualiopi est une certification qualité, instaurée par la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel. En effet, elle atteste de la qualité des prestations fournies par les organismes de formation.

Être Qualiopi, c’est s’engager dans une démarche d’amélioration continue, de transparence ainsi que de satisfaction des apprenants et des partenaires.

Cette certification offre une reconnaissance officielle et renforce la confiance des clients, des financeurs et des bénéficiaires dans les formations dispensées.

Qu'est-ce qu'un audit Qualiopi ?

L’audit Qualiopi se décline en deux phases :

L’audit initial Qualiopi : Ce premier audit est indispensable pour obtenir le certificat. Il évalue la conformité du système de management de la qualité aux exigences définies par le référentiel national qualité.

L’audit de surveillance Qualiopi : Ce contrôle intervient entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention du certificat. Son objectif est de garantir que l’organisme de formation maintient son engagement qualité et respecte les critères établis.

Comment se déroule l'audit initial Qualiopi ?

L’audit initial Qualiopi se compose de six étapes clés. Chaque étape est essentielle pour évaluer la conformité ainsi que la qualité des pratiques de formation :

1- Préparation de l'audit :

Avant le début de l’audit, l’organisme de formation doit se préparer minutieusement.

Cela implique la revue et la mise à jour des documents internes liés à la qualité de la formation. Les documents concernés sont les manuels de procédures, les programmes de formation mais aussi les politiques qualité, etc.

L’objectif de cette étape est de s’assurer que tous les éléments nécessaires à l’évaluation de la conformité sont en place et accessibles aux auditeurs. Nous vous conseillons de contacter un expert pour réaliser un audit blanc.

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2- Réalisation de l'audit sur site

Cette étape consiste en la visite des locaux de l’organisme de formation par les auditeurs.

Ces derniers observent les installations, les équipements afin d’évaluer les conditions dans lesquelles les formations sont dispensées.

Ils peuvent également assister à des séances de formation pour évaluer la qualité des enseignements ainsi que les méthodes pédagogiques utilisées.

3- Analyse des documents et des preuves fournies

Les auditeurs examinent les documents fournis par l’organisme de formation. Ils vérifient la conformité de ces documents aux exigences du référentiel Qualiopi et s’assurent ainsi qu’ils sont complets, à jour et pertinents.

4- Entretiens avec les parties prenantes

Les auditeurs rencontrent différentes parties prenantes de l’organisme de formation notamment la direction, les formateurs, les apprenants, et parfois les partenaires externes.

Ces entretiens permettent aux auditeurs de recueillir des informations sur le fonctionnement de l’organisme mais aussi de comprendre les processus en place. Ils évaluent aussi la satisfaction des parties prenantes vis-à-vis des prestations fournies.

5- Évaluation des résultats

Une fois toutes les données recueillies, les auditeurs analysent les informations pour évaluer la conformité de l’organisme de formation aux critères définis par le référentiel Qualiopi.

Ils identifient les éventuelles non-conformités et les écarts par rapport aux exigences. L’auditeur relève aussi les points forts ainsi que les bonnes pratiques à valoriser.

6- Élaboration du rapport d'audit et des recommandations

Enfin, les auditeurs rédigent un rapport d’audit dans lequel sont consignées leurs observations, leurs conclusions, ainsi que leurs recommandations.

Ce rapport est remis à l’organisme de formation audité, qui dispose ensuite d’un délai pour corriger les éventuelles non-conformités identifiées.

Les recommandations formulées par les auditeurs peuvent également aider l’organisme à améliorer ses processus et à renforcer sa démarche qualité.

Comment se passe l'audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance Qualiopi suit un processus similaire à l’audit initial, avec une attention particulière portée sur l’évolution des pratiques et l’engagement continu de l’organisme de formation en matière de qualité.

Il permet de s’assurer que les standards établis sont maintenus et respectés dans la durée.

Comment préparer correctement son audit Qualiopi ?

La préparation à un audit Qualiopi est une étape importante pour garantir sa réussite.

L’audit blanc, par exemple, se révèle être un outil précieux pour identifier les points forts et les axes d’amélioration de l’organisme de formation.

Il offre une opportunité de simulation réaliste de l’audit officiel, permettant ainsi de corriger les éventuelles lacunes et d’optimiser les processus en place.

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